in 
PROIECTE

De ce ai nevoie de un Project Charter și ce cuprinde acesta

Created by Ganescu Madalina
on February 13, 2018

Atunci când îți planifici un nou proiect online, project charterul este un document esențial care definește informațiile fundamentale cu privire la un proiect și este folosit pentru a-l autoriza. Cu alte cuvinte, un project charter te ajută să îți creezi o imagine de ansamplu cu privire la destinația la care trebuie să ajungi, de ce te îndrepți în acea direcție și cine te va ajuta să ajungi acolo unde dorești.

Project charterul este acel document care, nu doar că stabilește informațiile de bază, ci reflectă viziunea comună a stakehoderilor principali. Acesta este de regulă creat în faza incipientă a proiectului, de preferat înainte ca resursele să fie alocate, iar clientul să solicite o dată de livrare.

Project charterul este indicat să fie completat de către stakeholderi încă din stadiul de lead, iar acesta trebuie să fie aprobat și semnat de sponsorii proiectului. Nu există o formulă standard pentru project charter, acesta poate fi fie sub formă de brief, fie lung de zeci de pagini.

Atât agenția, cât și clientul trebuie să știe că un project charter prea lung este la fel ca un CV prea încărcat și detaliat, adică obositor, ceea ce înseamnă că are șanse foarte mari să ajungă într-un teanc de alte documente cu importanță redusă de pe birou. Astfel, țineți cont să realizați un project charter nici prea succint, dar nici prea detaliat, ci sufient de explicit încât să fie citit de toate părțile implicate. Lungimea ideală a unui project charter nu ar trebui să depășească 1 – 2 pagini.

De regulă, project charterele sunt documente text sau google, deși nu este deloc greșit să fie redactate sub formă de prezentări. Pe internet, la o simplă căutare, cu siguranță veți găsi câteva templaturi sau mostre care să vă ușureze munca.

De ce ai nevoie de un project charter

- Informațiile de bază cu privire la un proiect sunt adunate toate în același loc: Din păcate, nu toate resursele vor participa la primele discuții pe marginea proiectului, dar în momentul în care se dă startul lucrării, indicat este să existe acel document care să conțină cât mai multe informații ajutătoare.

- Comunici din primul moment o imagine de ansamblu a proiectului către stakeholderi: Vor fi evitate acele situații în care o parte a spus ceva și cealaltă parte a înțeles altceva. Fără întrebările de referință nu vei ști niciodată dacă te îndrepți în direcția corectă.

Ce vei cuprinde într-un project charter

1. Background – De ce faci acest proiect

2. Scop – Descrie ce scop are proiectul și când plănuiești să îl atingi

3. Aria de acoperire a proiectului – Ce produs, serviciu sau rezultat speri să obții din acest proiect? Ce este dispusă echipa ta să facă în cadrul proiectului

4. Stakeholderi – Întocmește o listă cu oamenii implicați în proiect, plecând de la Project Manager, sponsor, client și ceilalți membri ai echipei. Nu sunt atât de necesare numele, cât sunt funcțiile

5. Milestones – Stabilește datele importante din proiect, cum sunt data de început, data de finalizare, data de facturare, etc.

6. Bugetul – Stabilește un buget estimativ pentru cheltuielile pe care le implică proiectul. Desigur, vorbim de estimări brute, pe care indicat este să le împarți în funcție de fiecare serviciu sau produs în parte

7. Constrângeri, presupuneri, riscuri și dependențe.

Project charterul nu trebuie creat de o singură persoană, ci de întreaga echipă, în cadrul unei ședințe pe această temă. Unele informații din document trebuie completate de agenție, în vreme ce altele de către client sau sponsor. Înainte de a fi validat, project charterul trebuie să fie discutat și completat de fiecare stakeholder în parte.

Combin un background puternic în Jurnalism și Comunicare, cu expertiză în Management și Comunicare în Mass-Media, atât în televiziune, cât și în presa online.